Modul Penjualan pada MYOB

4.2 Tulisan tentang transaksi penjualan (SALES) pada MYOB

Sales adalah sebuah catatan transaksi penjualam dalam perusahaan yang terdiri atas quote, order dan invoice. Dalam mencatat transaksi penjualan MYOB Accounting menyediakan tampilan (Lay Out) pada faktur penjualan, sebagai berikut :
- Service, digunakan untuk menampilkan transaksi penjualan jasa dengan keterangan yang panjang.
- Item, digunakan untuk menampilkan transaksi penjualan barang dagang.
- Profesional, digunakan untuk menampilkan beberapa transaksi jenis jasa yang disertai beberapa tanggal.

Pada penjualan barang ada 3 proses yaitu :

1. Quote : Proses ini digunakan untuk rencana pemesanan penjualan
barang. Proses ini tidak berpengaruh terhadap kas, rekening penerimaan ataupun inventory.

2. Order : Proses ini merupakan lanjutan dari Quote ,digunakan untuk merealisasikan penjualan barang. Proses ini tidak berpengaruh terhadap inventory, tetapi berpengaruh terhadap kas jika ada uang muka (Customers Deposit).

3. Invoice : Proses ini merupakan tahap akhir dari pembelian yaitu pembayaran kepada vendor. Proses ini berpengaruh terhadap kas dan Account Recievable (rekening penerimaan). Proses penjualan bisa dimulai secara berurutan atau langsung ke proses yang lebih tinggi urutannya. Proses yang lebih rendah urutannya dapat diubah ke proses yang lebih tinggi tetapi proses sebaliknnya tidak bisa. Pencatatan Penjualan status order Pencatatan penjualan pada umumnya dimulai dengan tahap quote kemudian statusnya diubah menjadi order, dan terakhir Invoice. Tetapi langkah tersebut bisa kita singkat dari status order bahkan langsung ke Invoice. Langkah yang dilakukan adalah sbb.

1. Pada command center klik modul Sales.

2. Setelah itu Klik Enter Sales maka akan muncul tampilan sbb. Pilih jenis penjualannya yaitu Order.

3. Isikan nama pembelinya di field Customer dengan mengklik tombol
segitiga kecil maka akan muncul form pilihan nama-nama pelanggan. Pilih salah satu pelanggan maka tampilan form Sales akan menjadi seperti ini.

4. Ubahlah tampilan dialog window Sales dari penjualan tipe jasa menjadi tipe barang dengan cara klik tombol Layout.
5. Kemudian muncul form Select Layout.

6. Klik pilihan Item maka tampilan form Select Layout akan berubah

7. Klik OK untuk menyimpan perubahan dengan maka tampilan form Sales

8. Isikan jumlah unit yang dijual di kolom Ship misalkan 3.
9. Klik pada kolom Item Number kemudian tekan Enter untuk
menampilkan form daftar pilihan barang yang dijual.

10. Pilih salah satu barang kemudian klik Use Item untuk kembali ke form
Sales, contoh Memory 1 Gb.
11. Harga akan terisi otomatis pada kolom Price.
12. Jika ada discount isikan di kolom Disc %.
13. Uang muka diisikan di field Paid Today.
14. Jika data-data sudah diisikan secara lengkap seperti contoh di bawah
ini maka klik tombol Record untuk menyimpan.

15. Aktivitas penjualan barang diatas terekam di Transaction Journal di
tab Receipts sedangkan di tab Sales tidak ditemukan transaksi
tersebut hal ini karena status penjualan kita adalah order.

Beberapa Istilah:
Sales = Penjualan
Invoice = Faktur
Ship = Barang yang akan dikirim untuk dijual
Backorder = Pengembalian barang
Item Number = Nomor barang
Description = Keterangan barang
Price = Harga barang
Disc = Potongan Penjualan
Balance due = Saldo jatuh tempo
Freight = Ongkos Angkut
Total Amount = Jumlah Total
Pending = Penundaan Pembayaran
Paid Today = Dibayar sekarang
Amount Received = Jumlah diterima
Finance charge= Denda
Amount Applied = Jumlah yang dibayar

Sumber:
- http://xaxakenzie.blogspot.com/2010/11/sales-pada-myob.html
- http://awsitee.blogspot.com/2010/12/tugas-sia-transaksi-penjualan-pada-myob.html-
- http://bergaul.com/pages/review/review-book.php?bookid=1349

MYOB Accounting

4.1 MYOB Accounting merupakan program aplikasi akuntansi terpadu yang saat ini banyak digunakan di Indonesia. Program ini memiliki fitur yang lengkap, fleksibel, jumlah digit yang cocok dengan kondisi bisnis skala kecil dan menengah di Indonesia. Saat ini versi terbaru MYOB Accounting adalah versi 13+.
Hampir setiap versi dari produk yang dikeluarkan MYOB Limited memiliki karakteristik yang sama, yaitu memasukkan daftar akun, mengisi aturan (setup), mengelola pelanggan, pemasok, produk sampai dengan membuat laporan keuangan.
Buku Seri Penuntun Praktis MYOB Accounting disusun untuk memahami akuntansi menggunakan komputer, khususnya program terpadu MYOB Accounting. Materi disusun untuk membantu Anda memahami berbagai fungsi dan fasilitas yang terdapat dalam MYOB. Pembahasan diberikan secara sistematis, sangat cocok untuk Anda yang tidak banyak memiliki waktu luang untuk belajar.

Pengertian MYOB Accounting
Program aplikasi akuntansi yang digunakan untuk mengotomatisasikan pembukuan secara lengkap, cepat dan akurat. MYOB Limited mengeluarkan MYOB Accounting versi 15 hadir dengan sejumlah fasilitas namun tetap memiliki karakteristik yang sama, yaitu pemasukkan daftar akun, pengaturan (setup), mengelola bank, pelanggan, pemasok, produk sampai pada laporan keuangan seperti neraca, labarugi dan sebagainya.

Dasar MYOB
MYOB Accounting adalah aplikasi akuntansi yang populer saat ini. MYOB Accounting memfokuskan pada perusahaan jasa dan dagang disamping jenis perusahaan yang lain pun bisa juga diterapkan. Paling cocok aplikasi ini diterapkan pada perusahaan menengah kebawah, untuk perusahaan besar rasanya tidak memadai, karena biasanya perusahaan besar jumlah transaksinya sangat komplek sehingga biasanya mempunyai program yang dirancang sendiri sesuai dengan kebutuhan perusahaan tersebut.
Ada beberapa alasan kenapa kita harus menggunakan software ini dalam perusahaan, antara lain :
1.Mempunyai tampilan yang user friendly, karena transaksinya berfiat sederhana dan berupa gambar-gambar sehingga untuk pemula pun akan sangat mudah untuk memahaminya
2.Mempunyai kemampuan export data ke program excel, sehingga laporan nya bisa juga di cetak di program excel.
3.Dapat diterapkan untuk 105 jenis perusahaan yang disediakan.
4.Mempunyai laporan keuangan yang sangat banyak termasuk setting pajak serta menampilkan analisa dalam bentuk grafik.
MYOB ini berjalan dibawah sisitem operasi windows dan sebaiknya windows yang lebih tinggi seperti Vista, XP dan lain-lain. Setelah di install di komputer kamu, maka jalankan software aplikasi MYOB tersebut maka akan tampil gambar sebagai berikut.


Setting Awal MYOB
Pada awal kita buka program MYOB, maka akan diperlihatkan sebuah tampilan dengan beberapa pilihan yang disediakan. Untuk selanjutnya kita akan membuat file untuk perusahaan bar, langkahnya sebagai berikut :

1. Pilih Create, kemudian akan tampil gambar sebagai berikut.
2. Klik Next saja, karena itu adalah informasi awal program MYOB.
3. Langkah berikutnya adalah isi data perusahaan, termasuk nama
   Perusahaan, alamat, No. Telepon, Fax dan Email, lalu klik Next.
4. Langkah berikutnya adalah setting periode Akuntansi.

Untuk setting diatas, anda harus pastikan settingan tahun benar yaitu 2008 dan settingan bulan juga harus tepat yaitu di akhiri bulan Desember pada Last month of financial (bulan akhir periode akuntansi) serta bulan Januari pada Conversion Month (bulan awal periode akuntansi). Karena kalau anda sala, makapada waktu menjurnal nantinya akan berpengaruh. Kemudian klik Next.

1. Maka akan tampil informasi yang telah di set tadi. Pada tahap ini cukup klik Next saja.
2. Pada langkah ini anda diperlihatkan 3 pilihan untuk memilih Perkiraan.
   Pilihan pertama = bila menggunakan perkiraan dari program MYOB
   Pilihan kedua = bila ingin mengimpor perkiraan dari perusahan lain / file lain
   Pilihan ketiga = bila ingin membuat sendiri perkiraan tersebut.Anda boleh memilih apa saja, karena nantinya akan anda set juga perkiraannya, standarnya pilih saja No. 1 lalu klik Next.
3. Kemudian silahkan jenis Perusahaan anda, dan type bisnis dari perusahaan tersebut. Ini pun boleh anda abaikan, lalu klik aja Next
4. Pada langkah ini tentukan tempat penyimpanan file anda.Setelah itu, silahkan klik Next. maka tampil proses dari settingan awal file anda.
5. Kemudian pada pilihan terakhir , pilih Command Center.

Setelah anda klik Command Center maka akan muncul tampilan awal file anda seperti gambar dibawah ini :

Tampilan Awal MYOB
Setelah anda setting pada awal membuat data / file di program MYOB, maka untuk selanjutnya kita akan mengenal beberapa perintah awal tampilan. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada gambar dibawah ini.
Pada gambar diatas diperlihatkan beberapa gambar yang merupakan perintah secara cepat, atau bisa juga menggunakan perintah lain yaitu yang terdapat pada bagian atas dari program MYOB tersebut. Kita akan jelaskan beberapa perintah gambar diatas, yaitu :

•  Account:  digunakan untuk membuat daftar perkiraan dan melakukan jurnal umum.
• Banking : Untuk mencatat perkiraan yang berhubungan dengan transaksi bank, selain membeli maupun menjual barang dagang.
• Sales : Untuk mencatat penjualan barang, termasuk penerimaan piutang dan segala yang berhubungan dengan penjualan tersebut.
• Time Billing : Untuk mencatat dan mengatur waktu yang diset secara otomatis untuk pembayaran baik untuk klien maupun aktivitas-aktivitas yang berhubungan dengan dengan waktu.
• Purchase :  Untuk mencatat pembelian barang, termasuk membayar hutang dan lain sebagainya yang berhubungan dengan pembelian barang tersebut.
• Payroll : Untuk mencatat tentang gaji, upah, pajak dan lain sebagainya yang berhubungan dengan pegawai atau karyawan.
• Inventory : Untuk mencatat persediaan barang dagang khusunya perusahaan dagang

Card File : Untuk mencatat dan mengatur secara permanen data-data pelanggan, pemasok, pegawai dan hubungannya dengan pihak lain.

Perkiraan dan Jurnal
Sebelum memulai langkah berikutnya di MYOB ini, pertama sekali kita harus tahu jenis usaha yang dilakukan oleh perusahaan tersebut. Karena hal ini tentu akan disesuaikan dengan kebutuhan di program tersebut. Perusahaan jasa dan dagang tentu berbeda kebutuhan perkiraan yang dibutuhkan, begitu juga untuk jenis perusahaan yang lain.
Perkiraan
Karena itu, sebaiknya tentukan dulu jenis perusahaan tersebut dan susun jenis perkiraan yang dibutuhkan. Secara garis besar jenis perkiraan dikelompokkan menjadi 5 yaitu:

• Harta
• Hutang
• Modal
• Pendapatan
• Biaya

Kemudian susun perkiraan tersebut, misalnya isi dari Harta adalah Kas, Kas Bank, Piutang dan lain-lain. Isi dari Hutang misalnya Hutang usaha, Hutang Bank dan lain-lain. Begitu juga untuk jenis kelompok yang lainnya.
Untuk mengisi perkiraan, pilih di bagian Accounts, kemudian klik Accounts List. Maka akan diperlihatkan gambar seperti dibawah ini.
Kalau kita perhatikan tampilan perkiraan diatas, maka perkiraan di bagi menjadi 8 kelompok besar dengan nomor perkiraan menggunakan 5 digit angka termasuk angka yang paling depan merupakan kelompoknya. Tapi secara garis besar yang 5 kelompok tersebut masih ada, cuma ditambah 3 kelompok lagi yaitu Cost of Sales, Other Income dan Expense Income.
Untuk membuat perkiraan baru pastikan berada pada kelompok yang sesuai, misalnya Asset (Harta), lalu klik New dan isi Nomor Perkiraannya kemudian Enter terus isi Nama Perkiraan tersebut.

Jurnal
Jurnal adalah melakukan pencatatan awal setelah adanya transaksi, jadi pastikan anda sudah membuat Nama perkiraan dengan cara diatas. Kalau sudah selesai maka kembali ke tampilan awal MYOB. Lalu untuk menjurnal klik Record Journal Entry. Kemudian tukar tanggal dengan cara tekan spasi di keyboard.
Lalu memo adalah sebagai keterangan dari jurnal. Untuk mengisi jurnalnya klik kolom pertama sebelah kiri dan tepat pada baris pertama juga, maka akan keluar tanda panah kebawah, klik saja. Itu adalah untuk perkiraan sebelah Debet, dan ketikkan jumlah debetnya. Kemudian klik dibawah No perkiraan, artinya pada baris kedua dan klik tanda panah kebawah juga seperti pada langkah pertama tadi dan pilih perkiraannya serta isi jumlahnya. Langkah terakir adalah klik Record untuk merekam jurnal anda.
MYOB Accounting Software memudahkan anda dalam mendesign accounting process sesuai dengan kehendak anda sehingga lebih mudah digunakan ketika mencari informasi tentang bisnis anda. Dengan MYOB Accounting’s powerful inventory management system, anda akan dapat dengan mudah mengetahui secara tepat jumlah stock jumlah pemesanan dan berapa yang sudah komit (committed).
MYOB Accounting Software dapat melakukan analisa atas bisnis anda dengan lebih dari 160 cara,sehingga banyak orang yang menggunakan software ini
Lebih mudah membuat keputusan dalam bisnis jika anda mempunyai informasi yang tepat dan sangat detail:
- Lebih dari 160 laporan dan chart
- Nilai Profit & Loss dan Balance Sheet terbaru
- Membuat laporan yang menyeluruh kemudian rubah menjadi Microsoft Excel file untuk melakukan analisa lebih dalam.
- Email atau save semua laporan ke disk untuk accountant anda
- Gunakan Company Data Auditor untuk mendeteksi kesalahan umum dalam proses dan untuk memastikan integrasi informasi pada bisnis anda.

Sumber :
http://riscawidya.blogspot.com/2011/05/mengenal-myob.html
http://bergaul.com/pages/review/review-book.php?bookid=1349
http://dini-twilightsaga.blogspot.com/2010/10/software-akuntansi-myob.html